Ile godzin naprawdę zajmuje raport dla klienta

Wpisz w wyszukiwarkę, ile czasu zajmuje raport dla klienta, a dostaniesz kilka odpowiedzi: dwie godziny, cztery godziny, cały dzień. Każda z nich gdzieś się sprawdza, tylko żadna nie mówi nic o Twoim raporcie, Twoich klientach ani Twoim zespole.

Potrzebujesz własnej liczby. Zmierzenie jej zajmuje jeden wieczór, a potem każdą ofertę narzędzia do raportów porównujesz z czymś konkretnym: z czasem, który dziś wydaje na to Twój zespół.

Dlaczego cudza średnia nie działa

Raport dla klienta z jednym profilem na Instagramie to inna praca niż raport dla sklepu internetowego z czterema kampaniami, GA4 i dwoma profilami w social mediach. Drugi potrafi zająć pięć razy więcej czasu niż pierwszy.

Różnice są też w Twoim zespole. Osoba, która robi ten raport od roku, skończy go dwa razy szybciej niż ktoś, kto przejął klienta w zeszłym miesiącu. Żadna średnia z internetu tego nie uwzględnia.

Metoda: zmierz jeden prawdziwy raport

Weź najbliższy raport, który i tak musisz zrobić. Nie rób próbnego i nie odtwarzaj z pamięci. Przy każdym kroku włącz stoper osobno i wpisz minuty do tabeli.

Wybierz klienta średniej wielkości, ani najprostszego, ani najtrudniejszego. Jeśli masz dwa wyraźnie różne typy klientów, zmierz po jednym raporcie dla każdego.

Zaznacz też, ile z tych minut wymagało myślenia. Tej części nie kupisz w żadnym abonamencie. Zwykle okazuje się mniejsza, niż zakładałeś przed pomiarem.

Co zrobić z tą liczbą

Policz to raz:

koszt miesięczny = minuty na raport / 60 × liczba klientów × stawka godzinowa

Weź stawkę, którą fakturujesz klientom, a nie koszt pensji. Godzina przy formatowaniu dokumentu to godzina, której nie zafakturujesz, więc liczysz ją po stawce z faktury.

Jeśli robisz i raporty tygodniowe, i miesięczne, policz je osobno. Cztery tygodniowe rzadko kosztują tyle co jeden miesięczny, bo część kroków robisz od zera cztery razy.

Trzy koszty, których stoper nie pokaże

Skakanie między zadaniami. Raport robiony na pięć razy, w przerwach od innej pracy, kosztuje więcej niż suma tych pięciu kawałków. Za każdym razem musisz sobie przypomnieć, gdzie skończyłeś.

Poprawki po wysyłce. Klient pyta o liczbę, która nie zgadza się z jego panelem, i zaczyna się druga runda. Policz, ile razy w ostatnim kwartale wracałeś do wysłanego już raportu.

Opóźnienie. Raport za wrzesień wysłany 18 października przychodzi, kiedy decyzje na październik już zapadły. Najpierw traci na tym klient, a Ty płacisz za to przy przedłużaniu umowy.

Kiedy narzędzie się zwraca

Prosty próg: narzędzie się opłaca, jeśli kosztuje mniej niż godziny, które Ci oszczędza. Dwudziestu klientów, po dwie godziny na raport, przy stawce 150 zł za godzinę: to 6 000 zł miesięcznie w czasie zespołu. Abonament za kilkaset złotych zwraca się wtedy w pierwszym tygodniu miesiąca.

Przy trzech klientach i godzinie na raport ten sam abonament może się nie zwrócić. Wtedy zostań przy arkuszu. Ceny konkretnych narzędzi przy 5, 20 i 40 klientach przeliczyliśmy na złotówki.

Zanim policzysz zwrot, sprawdź, ile z Twoich minut w ogóle da się oddać maszynie. Komentarz i rekomendacje i tak piszesz sam, więc tych minut nie wliczaj do oszczędności. Rozpisaliśmy w tabeli, które kroki raportu robi maszyna, a które człowiek.

Jak to wygląda w Raportly

Raportly robi za Ciebie kroki od pierwszego do siódmego z tabeli wyżej. Konta podpinasz raz, dane pobierają się same, a przeliczenia i układ dokumentu są co miesiąc takie same.

Tobie zostają dwa: komentarz i sprawdzenie liczb przed wysyłką. To te minuty, które w pomiarze zaznaczyłeś jako wymagające myślenia.

Zmierz swój czas przed wdrożeniem i jeszcze raz po nim. Różnica między tymi pomiarami powie Ci, czy to się opłaciło, i będzie to Twoja liczba, nie nasza.