Automatyzacja raportów: co zautomatyzować, a czego nie
Które kroki raportu maszyna zrobi lepiej od Ciebie, a które muszą zostać u człowieka. Tabela decyzyjna i trzy miejsca, w których automat kłamie.
Raport miesięczny dla jednego klienta to kilkanaście kroków:
- eksport sesji i konwersji z GA4,
- eksport kampanii z Meta Ads,
- statystyki strony na Facebooku,
- statystyki konta na Instagramie,
- przeklejenie wszystkiego do arkusza,
- przeliczenie ROAS i kosztu konwersji,
- wykresy,
- formatowanie,
- komentarz do wyników,
- złożenie pliku PDF,
- mail do klienta.
Część z tych kroków maszyna zrobi lepiej i szybciej od Ciebie. Część zrobi źle, a nikt tego nie zauważy przez trzy miesiące, bo błąd w raporcie wygląda dokładnie tak samo jak poprawna liczba.
Ten tekst dzieli te kroki na dwie listy i mówi, po czym poznać, do której należy dany fragment Twojego raportu.
Raport ma trzy warstwy, nie jedną
Pierwsza warstwa to dane: pobranie liczb z GA4, z Meta Ads i ze statystyk profili. Zawsze te same pola, zawsze za ten sam zakres dat.
Druga to skład. Przeliczenie wskaźników, wykresy, tabela kampanii, logo, paginacja, plik PDF, wysyłka do klienta.
Trzecia to interpretacja: co się wydarzyło, dlaczego i co z tym robicie w przyszłym miesiącu.
Automatyzacja raportowania jest zdaniem o pierwszych dwóch warstwach. Trzecia jest powodem, dla którego klient płaci agencji zamiast kupić sobie dostęp do panelu. Narzędzie, które obiecuje napisać za Ciebie wnioski, sprzedaje Ci usunięcie tej jednej rzeczy, za którą klient płaci.
Tabela decyzyjna
Przejdź po niej z własnym raportem otwartym obok.
| Krok raportu | Kto to robi | Dlaczego tak |
|---|---|---|
| Pobranie liczb z paneli | maszyna | Zero decyzji do podjęcia, za to łatwo o literówkę przy przepisywaniu |
| Ujednolicenie zakresu dat | maszyna | Człowiek prędzej czy później weźmie 1-30 zamiast 1-31 |
| Przeliczenie wskaźników | maszyna | Ta sama formuła co miesiąc jest ważniejsza niż sama wartość |
| Wykresy i tabele | maszyna | Ręczne wykresy zmieniają skalę między miesiącami i psują porównanie |
| Logo, kolory, układ stron | maszyna | Raz ustawione, później nikogo nie kosztuje minuty |
| Wysyłka i harmonogram | maszyna | Termin dotrzymany bez przypominania sobie o nim |
| Wybór, co w ogóle pokazać | człowiek | Zależy od tego, co klientowi obiecaliście w ofercie |
| Komentarz do liczb | człowiek | Wymaga wiedzy spoza danych: promocji, sezonu, awarii sklepu |
| Wyjaśnienie anomalii | człowiek | Automat pokaże spadek, ale nie wie, że w połowie miesiąca padła płatność |
| Rekomendacje na kolejny okres | człowiek | To jest usługa, a nie raport |
Zasada, która porządkuje wszystkie wiersze: maszyna odpowiada na pytanie „ile", człowiek na pytanie „dlaczego" i „co dalej".
Co automatyzuje się bez ryzyka
Pobieranie danych. Panel zwraca te same pola przy każdym odpytaniu. Nie ma tu miejsca na wprawę ani na wyczucie, jest tylko miejsce na pomyłkę przy przepisywaniu.
Przeliczenia. ROAS, koszt konwersji, wskaźnik zaangażowania, zmiana miesiąc do miesiąca. Tu automatyzacja daje coś więcej niż czas: daje jedną metodę. Jeśli ROAS liczysz raz z Meta, a raz z GA4, porównanie sierpnia z lipcem mówi o Twoim arkuszu, nie o kampaniach klienta.
Skład i wysyłka. Ten sam układ stron co miesiąc ma wartość, której nie widać, dopóki jej nie zabraknie: klient uczy się, gdzie czego szukać, i przestaje pytać.
Czego nie automatyzuj
Zacznij od komentarza. Zdanie „przychód wzrósł o 18 procent" siedzi w danych. Zdanie „przychód wzrósł o 18 procent, bo weszliśmy z budżetem w kampanię na nową kolekcję, i ten wzrost nie powtórzy się w listopadzie" w danych nie istnieje i nie zacznie istnieć.
Podobnie z wyborem, co w ogóle pokazać. Raport dla klienta, który kupuje leady, i raport dla klienta, który buduje zasięg, mają wspólne dwie strony i różnią się całą resztą. Narzędzie wypełni każdą sekcję, o którą je poprosisz, także tę, której nikt nie czyta.
Zostaje wyjaśnianie anomalii, czyli najtrudniejsza część. Automat pokaże spadek konwersji o jedną trzecią. Nie wie, że przez sześć dni sklep miał zepsutą bramkę płatności. Klient wie i czeka, aż to napiszesz.
Trzy miejsca, w których automat kłamie
Warte sprawdzenia w każdym narzędziu, które rozważasz, także w arkuszu, który zbudowałeś sam.
Zero zamiast braku danych. Konto podpięte w połowie miesiąca nie ma danych z pierwszej połowy. Jeśli narzędzie wpisze tam zero, wykres pokaże załamanie, którego nie było, a średnia miesięczna będzie zaniżona. Brak danych i zero to dwie różne informacje i raport musi je rozróżniać.
Sumowanie tego, czego nie wolno sumować. Zasięg za cztery tygodnie to nie jest suma czterech zasięgów tygodniowych, bo ta sama osoba widziała post w kilku tygodniach. Suma da liczbę wyższą od prawdziwej, czasem o kilkadziesiąt procent, i zawsze wygląda wiarygodnie.
Metryka, która zmieniła definicję. Platformy zmieniają nazwy i sposób liczenia. Kolumna w Twoim arkuszu prowadzonym od dwóch lat może w górnej połowie znaczyć co innego niż w dolnej. Automat porówna te dwie połowy bez mrugnięcia.
Wspólny mianownik: żaden z tych błędów nie wygląda na błąd. Dlatego pierwszy raport z nowego narzędzia składa się równolegle ręcznie i porównuje liczba po liczbie.
Od czego zacząć
Kolejność ma znaczenie, bo automatyzowanie bałaganu daje zautomatyzowany bałagan.
- Ustal jedną strukturę raportu dla wszystkich klientów. Dopóki każdy raport wygląda inaczej, nie ma czego automatyzować.
- Zmierz, ile czasu zajmuje Ci dziś jeden raport. Bez tej liczby nie ocenisz żadnego narzędzia. Wystarczy stoper i jeden prawdziwy raport dla jednego klienta.
- Zautomatyzuj pobieranie danych. Największa oszczędność i najmniejsze ryzyko.
- Potem skład. Tu odzyskujesz drugą połowę czasu.
- Na końcu harmonogram i wysyłkę. Dopiero gdy ufasz liczbom, które wychodzą z kroków wyżej.
Krok trzeci i czwarty to moment, w którym warto policzyć, czy taniej wychodzi narzędzie, czy godziny zespołu. Rachunek w złotówkach wypada różnie w zależności od tego, ilu masz klientów.
Jak to wygląda w Raportly
Raportly zajmuje się pierwszą i drugą warstwą. Pobiera dane z Facebooka, Instagrama, Meta Ads i GA4 za zamknięty okres, przelicza wskaźniki jedną metodą dla wszystkich klientów i składa PDF pod logo Twojej agencji.
Trzeciej warstwy nie dotyka. Komentarz i rekomendacje piszesz sam, w polu przygotowanym w raporcie, bo to jest ta część, za którą klient płaci Tobie.
Kafelek, którego nie da się wypełnić, bo panel nie oddał danych, nie pokazuje zera. Pokazuje informację, że danych nie ma, i powód.